Notion là gì? Ứng dụng quan trọng nhất của mình

Nguyễn Hữu Phong

@isnhp

Published at: 2021-05-29

Notion là gì? Và tại sao mình xem nó là ứng dụng quan trọng nhất của mình. Trong bài viết này mình sẽ viết về những gì mình cảm nhận và trải qua trong suốt gần 4 năm dùng Notion. Nó gần như đã thay thế các ứng dụng ghi chú, soạn thảo của mình như Evernote, Word, Page,... Gần như mọi thông tin mình tìm hiểu và học được, mọi dự án mình làm, mỗi bài viết mình viết đều được viết và lưu trữ tại Notion đầu tiên. Với tất cả những điều tuyệt vời và những tiện ích mà Notion mang lại cho mình trong suốt gần nửa thập kỷ qua, và việc họ vừa ra mắt Notion API chính thức. Mình nghĩ mình sẽ viết lại một bài blog trên trang cá nhân của mình phong.vn để ghi lại những ký ức về nó và chia sẻ đến những bạn chưa biết.

Rất khó để kể chi tiết và giới thiệu tất cả những điểm hay của Notion bởi nó được thiết kế dành cho mọi người và gom mọi thứ lại làm một, điều bạn cần làm là hãy trải nghiệm - khám phá - và sáng tạo cho riêng bạn, sáng tạo một trang Notion cho bạn - một trang wiki về những gì bạn học được -biết được - và đã làm được.

📌

Địa chỉ chính thức của Notion: https://notion.so

Đến giờ mình vẫn thắc mắc là tại sao họ sở hữu Notion.com nhưng lại dùng tên miền Notion.so làm tên miền chính. Có thể đây là một cách chơi chữ và giúp bạn dễ nhớ hơn.

Trong bài viết này mình cũng không hướng dẫn nhiều chi tiết các bước dùng Notion như thế nào vì nó thật sự rất nhiều và Notion cũng đã thiết kế để bạn dễ sử dụng nhất có thể rồi. Mình tin là bạn chỉ cần khoảng 20 phút là nắm rõ các bước cơ bản, từ đó bạn có thể sáng tạo và làm những điều mà bạn có thể tưởng tượng ra với Notion như biến trang Notion thành một trang wiki cho bạn, tạo một trang tổng để quản lý công việc, một trang tổng kết và lịch cho việc học, hay một list những thứ bạn cần, thậm chí bạn có thể tạo một trang website cho riêng bạn.

1. Luyên thuyên

Trong phần này này, mình "chém gió" một xíu về Notion là gì và nó có ăn được không. Tại sao trong khoảng một năm trở lại đây nó lại được rất nhiều người quan tâm và nó có tốt như những gì mà giang hồ đồn không. Đây là nhận xét và giới thiệu chủ quan của mình, một người yêu Notion và có 4 năm chung sống với nó.

1.1. Notion là gì? Và Notion dùng để làm gì?

Đầu tiên, Notion là gì? Theo website chính thức của Notion giới thiệu bằng một dòng chữ rất rất to "All-in-one workspace", mình nghĩ đã thể hiện hết Notion là gì rồi, đó chính là một không gian làm việc duy nhất với tất cả mọi thứ mà bạn cần. Bạn có thể làm những điều sau với Notion:

  • Lên kế hoạch cho bản thân hay nhóm của bạn

  • Bạn có thể tạo ra một trang giống như wiki liên kết các kiến thức và thông tin mà bạn có để dễ dàng tra cứu lại

  • Bạn có thể dùng để quản lý dự án và những công việc cần làm, một danh sách những điều cần thực hiện

  • Bạn có thể ghi chú và viết lại những điều quan trọng hay lưu trữ những file, những hình ảnh quan trọng nhất

  • Và hơn thế nữa

Và tất cả những điều trên, bạn chỉ cần dùng Notion thay vì phải dùng các ứng dụng riêng biệt cho từng mục đích như Word, Excel, Note, Airtable, Everynote,... Tất nhiên, so với các ứng dụng chuyên dụng đó thì Notion không thể so sánh được, nhưng những gì mà người dùng bình thường sử dụng trên các ứng dụng đó thì Notion có thể làm được khoảng 90% rồi.

Đó là về Notion. Mình cũng giới thiệu luôn là Notion là một start-up thuộc nhóm "Unicorn" - tức là những công ty khởi nghiệp được định giá trên 1 tỉ USD. Và định giá của Notion theo mình biết lần gần nhất mình tìm hiểu là đâu đó khoảng 2-3 tỉ USD. Khoảng 40.000 -60.000 tỉ VND, một con số thật sự khủng khiếp cho thấy họ đang phát triển mạnh và trở thành một phần của rất rất nhiều cá nhân & doanh nghiệp trên thế giới. Và công ty này chỉ có khoảng 100-150 người thì phải.

Cá nhân mình, mình đã biết Notion trong những ngày đầu, khi mà họ còn ở giai đoạn thử nghiệm beta và ra mắt trên Product Hunt. Notion của ngày ấy cũng không khác nhiều so với Notion của hiện tại nhưng chậm hơn rất nhiều. Kể từ khi Notion tuyển thêm rất nhiều người giỏi về mảng thiết kế hệ thống và xây dựng lại mọi thứ phía sau, mình có thể cảm nhận rõ ràng Notion đã nhanh hơn rất nhiều khoảng 70% rồi. Tốc độ bạn mở trang, tải các thông tin gần như ngay lập tức. Và lúc này thì bạn hoàn toàn có thể an tâm và thoải mái dùng nó.

À đây là bảng giá của Notion mà bạn có thể tham khảo, với mình thì giá này thật sự quá rẻ cho một công cụ như vậy. Và thậm chí bạn biết không, bảng giá này với các tính năng hiện tại đã được chỉnh sửa cách nay khoảng 1 năm rồi. Trước đây nó không ngon như vậy đâu 🤣. Bạn có thể xem chi tiết giá của Notion tại đây: Notion Pricing

💡

Một trong những điều mà mình ấn tượng nhất với Notion mà không có bất kỳ một công cụ, ứng dụng nào trong lĩnh vực làm đó là mở unlimited (không giới hạn) file upload lên kể cả dung lượng từng file. Mình thậm chí tải lên một file nặng 5Gb lên Notion luôn. Tốc độ tất nhiên không thể so sánh với các Cloud chuyên dụng nhưng nó khá nhanh đấy. Và với Notion API, hy vọng là không có "anh hai" nào lợi dụng điều này để host các website xem phim 😬

Hiện tại thì mình đang dùng gói Personal Pro với $48 một năm. Một mức giá thật sự khiến mình cảm thấy bất ngờ.

1.2. Tại sao Notion đang được rất nhiều Tiktoker, Youtuber giới thiệu?

Tại sao Notion đang được rất nhiều Tiktoker, Youtuber giới thiệu trong các video của họ? Mình nghĩ là do Notion đã bắt đầu rất phổ biến và trở nên thân thiện hơn với mọi người. Và Notion thật sự tốt cũng như phù hợp với thế hệ GenZ hay Millenials hiện nay. Bản thân mình cũng thật sự bất ngờ khi xem Tiktok và thấy rất nhiều video giới thiệu về Notion, với Youtube thì mình không bất ngờ lắm. Nhưng mình thấy nó thật sự là một tín hiệu đáng mừng cho Notion cũng như những người dùng lâu năm rất nhiều.

Mặc khác thì trong khoảng 2 năm trở lại đây, Notion đã tuyển dụng thêm rất nhiều nhân sự giỏi trong mảng Marketing và hỗ trợ người dùng. Rất nhiều video hướng dẫn từ chính Notion team và cả những người được gọi là "đại sứ" của Notion, rất nhiều những showcase và quan trọng nhất là rất nhiều template mẫu được tạo ra giúp người dùng Notion có thể nhanh chóng sử dụng mà không cần tốn thời gian để ngồi setup. Bên cạnh đó, rất nhiều công cụ từ những bên thứ 3 đã tham gia vào việc biến trang Notion của bạn thành một website thật thụ với Custom domain hay Custom CSS kiểu như Potion, SuperSo đã thu hút rất nhiều người dùng. Hiện tại, với Notion API vừa ra mắt chính thức, thực tế Notion API đã được thử nghiệm trong suốt 3 năm bên dưới bởi những lập trình viên, bản thân mình cũng đã thử Notion API rất lâu trước khi nó xuất hiện. Với Notion API, những gì bạn làm trên Notion có thể dùng ở rất nhiều nơi khác bên ngoài (tất nhiên đòi hỏi bạn có một kỹ năng lập trình nhất định). Notion API cũng mở ra một hướng đi mới, giúp Notion có thể kết nối với các ứng dụng khác thông qua những dịch vụ auto nổi tiếng nhất như Zapier hayAutomate (nếu bạn đi làm ở những công ty lớn sẽ có thể biết đến những dịch vụ auto workflow như vậy).

Với những bước tiến khá dài như vậy, đó là lí do mà Notion được biết đến rộng rãi hơn và tiếp cận được rất nhiều nhóm khách hàng khác nhau.

1.3. Dùng Notion có khó không và dùng trong những trường hợp nào?

Dùng Notion nhìn có vẻ khá khó khăn ở ban đầu đối với những người đã quen với các ứng dụng cũ hiện tại. Mặt khác thì văn hóa có những trang wiki cá nhân cho bản thân không thật sự phổ biến ở phương Đông nên những concept giống như Notion có thể khiến bạn hơi khó hiểu. Ở phương Tây, văn hóa Wiki cá nhân cũng khá phổ biến khi mình thấy dần có rất nhiều công cụ theo concept này ra đời như RoamResearch hayCoda.

Để mình giải thích thêm một xíu về Wiki cá nhân, như chúng ta đã biết thì Wikipedia là một trong những trang lưu trữ định nghĩa và thông tin lớn nhất thế giới, phần lớn mọi người đều search thông tin về một điều gì đó trên Google sẽ vào Wikipedia để xem chi tiết nhất. Và văn hóa Wiki cá nhân cũng được xây dựng từ định nghĩa này. Khi các Note, Docs của bạn được liên kết với nhau thông qua các link kiểu như Wikipedia, bạn có thể thấy bất kỳ thông tin nào trên Wikipedia đều có dẫn nguồn giải thích sang một trang Wikipedia khác, và cứ như vậy tạo nên một khối kiến thức khổng lồ. Và với Wiki cá nhân, bạn có thể ghi chép lại những thông tin mà bạn học được, sau đó link chúng thành những khối giống nhau theo kiểu "Connecting the dots".

Nghe thì có vẻ phức tạp và rối rắm, mình cũng từng nghĩ như vậy nhưng khi thử đưa bản thân theo concept này thì thật dễ dàng. Với một người có phần hơi "não cá vàng" như mình thì thỉnh thoảng mình sẽ nhớ mang máng là mình từng biết điều này nhưng quên mất. Và thế là mình vào Notion search lại và tìm thấy điều mình từng học, từng biết đó một cách nhanh chóng. Khi tìm lại thì não cũng sẽ khác sâu thông tin đó thêm một bậc. Điều này thể hiện rõ nhất khi mình còn học đại học. Và mình nghĩ là nó quan trọng khi bạn đang học ở trường.

Trường hợp sử dụng Notion thì nhiều vô số kể luôn khi nó được tạo ra để sử dụng cho mọi người trong mọi tình huống, mọi hoàn cảnh mà muốn ghi chép và liên kết kiến thức, quản lý thông tin. Đây là trang template do chính Notion tạo ra để dành cho từng nhóm khách hàng riêng biệt, từng đối tượng trong những tình huống cụ thể, bạn có thể xem tại đây:

Notion Template: https://www.notion.so/Notion-Template-Gallery-181e961aeb5c4ee6915307c0dfd5156d

Cơ bản nhìn chung thì Notion sẽ có thể dùng trong 3 trường hợp như họ đã giới thiệu trên website.

  • Dùng để tạo Wiki cá nhân hoặc dùng cho team

  • Dùng để quản lý dự án và các nhiệm vụ cần làm

  • Dùng để viết và viết 😙

2. Bắt đầu mọi thứ với Notion

Luyên thuyên khá nhiều rồi, trong phần này mình sẽ kể những điều mà mình làm với Notion. Gần như có thể coi mình bắt đầu mọi thứ với Notion từ công việc ,cuộc sống, đến học một điều gì đó mới.

2.1. Mình dùng Notion cho những dự án mình đang làm

Với những project mà mình đang làm, điều đầu tiên chính là mình sẽ tạo một trang Notion cho nó bao gồm những phần quan trọng và từ đó sẽ thêm vào những thông tin mới trong suốt quá trình làm việc. Không chỉ thông tin mà còn là những file quan trọng và những hình ảnh, logo, banner (các file tải lên Notion đều là file gốc nên bạn có thể làm việc cùng team rất tốt).

Đây là một cấu trúc file Notion mà mình có cho project Epilogue của mình. Và sản phẩm từ dự án này chính là CHANGE.VN .

Gần như mọi thông tin mà mình làm việc cùng team đều nằm ở trong các trang Notion này. Khi cần file gì đó quan trọng thì mình có thể lên trên này lấy hoặc quản lý trực tiếp trên đó rất tiện.

Với Notion API mình có thể lấy thông tin từ các ứng dụng bên ngoài khác và đổ vào trang Notion này luôn.

Do là các trang Notion này đều là private nên mình không thể chụp chi tiết hơn trong bài viết này. Tuy nhiên, nhìn chung thì nó cũng tương tự như các Template mà Notion đã tạo sẵn.

2.2. Mình dùng Notion cho trang wiki riêng của bản thân mình

Như mình đã giải thích ở phần trước về concept Wiki cá nhân, mình cũng dùng Notion để hệ thống những gì mình biết và những gì mình đã làm. "Connecting the dots" và biến chúng thành một trang mình sẽ search đầu tiên thay vì Google. Một trong những điều mình thấy thật sự tốt khi dùng Notion nói riêng làm một trang Wiki cho bản thân chính là bạn được học lại một lần nữa với những thông tin từng tìm hiểu. Khi mình đọc thông tin về một điều gì đó mới, mình thường có xu hướng hệ thống hóa lại những gì đọc và tìm hiểu được, và trong quá trình đó mình như đã ghi lại một lần nữa.

Sau này, khi cần thì mình tìm lại sẽ dễ dàng hơn và nhanh chóng hơn trong việc tải lại. Và khi làm như vậy, lượng thông tin đó sẽ được học lại một lần nữa. Dần dần thì não bộ sẽ tiếp nhận kiến thức đó sâu hơn và lâu dài hơn.

Phía trên là một trang Notion mà mình đã dùng trong suốt quá trình học năm cuối đại học của mình tại Đại học Greenwich Việt Nam. Đó là nơi mình đã dùng để hệ thống kiến thức, làm luận án và liên kết các thông tin References cho hợp lý nhất. Nhìn lại, thì vào thời điểm đó mình thật sự dùng Notion nhiều nhất để làm luận án.

2.3. Mình dùng Notion để viết blog cho website của mình

Gần như tất cả những bài viết blog mà bạn có thể tìm thấy trên trang phong.vn đều được mình viết trên Notion trước cả. Lý do tất nhiên là Notion được tạo ra để viết mà. 😆 Các định dạng và các structure đều được làm để dùng khá dễ giúp mình tập trung tối đa vào viết mà thôi. Sau khi viết xong thì việc dùng nó trên website sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Dưới đây là screenshot của bài viết này trong trang Notion của mình.

Có rất nhiều bài viết blog mà mình viết ở trong Notion vẫn chưa được publish lên website riêng của mình vì một vài lý do. Thậm chí có những bài mình viết để giải tỏa cảm xúc và để xàm là chính 🤣 Thấy nó khá là hiệu quả đấy, nếu bạn hay gặp căng thẳng, hoặc muốn viết một điều gì đó thì hãy thử cách này. Viết blog để chia sẻ suy nghĩ và những gì bạn muốn nói, đừng quan trọng quá và đừng để ý nhiều đến văn phông hay những điều học thuật, hãy cứ chính là bạn. Dần dần những điểm không phù hợp sẽ bị loại bỏ.

2.4. Mình dùng Notion để viết nhật ký cho bản thân

Mình có viết nhật ký, là một người sống có xu hướng hơi hướng nội nên mình cũng thích điều này. Việc viết nhật ký vào cuối ngày giúp cho mình nhìn nhận lại mọi thứ tốt hơn và cảm thấy trân trọng hơn mọi thứ. Mình từng thử viết nhật ký vào cuốn sổ nhưng nó không hợp với mình, rất nhiều phương pháp khác nhau mình cũng từng thử nhưng viết vào trang Notion luôn là hợp nhất. Mình không phải là một người thích đăng tải quá nhiều lên mạng xã hội nên việc viết nhật ký trong Notion thay thế việc post bài lên Facebook cũng là một điều khá tốt.

Mình cũng có một trang nhật ký công khai tại đây, mình tạo ra để cho vui và giúp mình cởi mở hơn nhưng theo thống kê thì có một lượng người nhất định vẫn đọc, khá lạ. 🙄

log.phong.vn → Địa chỉ này sẽ dẫn đến trang nhật ký public của mình, mình chia sẻ trực tiếp từ trang Notion luôn nên nó sẽ re-direct sang địa chỉ Notion.

2.5. Mình dùng Notion để làm database cho website của mình

Trước đây mình dùng một mã nguồn mở trong việc lấy nội dung từ trang Notion của mình để dùng trên website, nhưng hiện tại với Notion API thì mình đã có thể làm điều này dễ dàng hơn. Một vài trang trong website phong.vn có dữ liệu được lấy trực tiếp từ trang Notion của mình. Ví dụ, dưới đây là trang Tools, một trang mà mình liệt kê ra những ứng dụng quan trọng nhất mà mình đang dùng cũng như hỗ trợ trong công việc, do là số lượng khá nhiêu và mỗi cái lại có những thông tin nhỏ khác nhau nên mình cần một Table để thống kê và quản lý cho dễ dàng. Mình đã dùng Notion để tạo bảng đó và nhập các thông tin vào, sau đó với Notion API mình có thể fetching trực tiếp theo thời gian thực lên website của mình một cách dễ dàng nhất.

Trước đây mình phải cần dùng những Database chuyên dụng cho website, nhưng với Notion thì giờ đây mình có thể dùng trực tiếp cho website của mình luôn. Đúng nghĩa gom hết mọi thứ về 1 chỗ.

2.6. Mình dùng Notion để quản lý cuộc sống hằng ngày và lưu trữ dữ liệu quan trọng

Có rất rất nhiều file quan trọng và những thông tin mà mình có hiện đang được lưu trữ trên Notion, tất nhiên là mình vẫn dùng Dropbox làm nơi lưu trữ chính. Ví dụ, trong trường hợp này dưới đây là mình lưu trữ lại những thông tin quốc tế mà mình dùng. Mình đã ghi lại chi tiết và thậm chí tải luôn cả những file PDF chứng từ để lưu trữ dùng cho các mục đích khác nhau. Tất nhiên, có thể bạn sẽ lo lắng về vấn đề bảo mật, nhưng mình hiểu cách Notion bảo mật và thiết kế các block như thế nào, yên tâm là sẽ rất khó để bị tấn công hay các vấn đề liên quan đến bảo mật.

Dưới đây là một trang Notion theo dạng bảng mà mình dùng để làm việc, việc quản lý trở nên dễ dàng hơn rất nhiều và mình không cần nhiều ứng dụng khác.

Một vài trang quan trọng trong cuộc sống của mình mà mình dùng Notion để quản lý. Và trong những trang này lại có những trang nhỏ hơn, và trong các trang nhỏ hơn đó lại có thêm rất nhiều trang nhỏ hơn nữa 🤣

Và đó là cách mà mình dùng Notion để quản lý và lưu trữ những điều quan trọng trong cuộc sống của mình.

3. Notion là tất cả mọi thứ

Bài viết về Notion của mình khá dài và luyên thuyên rồi. Hy vọng là cho bạn một cái nhìn tổng quan hơn về công cụ này. Tất nhiên, nhìn hơi khô khan vậy thôi chứ bạn có thể sáng tạo những trang Notion nhìn rất đẹp, mình thấy khá nhiều bạn thuộc GenZ sáng tạo ra những trang Notion nhìn đẹp kinh khủng. Bạn có thể search Notion Template trên Google để xem những trang sáng tạo nhất của mọi người khắp nơi trên thế giới.

Tóm lại, với mình, Notion là tất cả mọi thứ. Và thật khó khăn nếu như không có Notion. Nếu bạn chưa thử, hãy thử một lần, nó có thể thay đổi cách bạn suy nghĩ và cách mà bạn tổ chức thông tin - kiến thức. Hãy tận hưởng sản phẩm sáng tạo của một start-up "unicorn".